إجراءات سير العمل بأقسام المركز

إجراءات سير العمل بأقسام المركز

  قسم البرمجة وقواعد البيانات والمواقع الإلكترونية:

1/ وحدة البرمجة وقواعد البيانات:
- دراسة احتياجات المستفيدين لبناء وتطوير الأنظمة والتطبيقات باستخدام الحاسوب .
- جمع المعلومات عن النظام من خلال المستخدمين والوثائق والأنظمة والتعليمات التي تتعلق بالنظام.
- إعداد الدراسة التحليلية للنظام بحيث تحتوي على أهداف ومحددات النظام وخريطة تدفق البيانات.
- تحديد لغة البرمجة المناسبة بحيث تكون شاملة لمتطلبات المستخدم.
- تحديد علاقة النظام مع الأنظمة الأخرى.
- فحص البرامج التي يقوم المبرمج بكتابتها والتأكد من مطابقتها للمواصفات.
- وضع الحلول اللازمة للحصول على المعلومات من البيانات المخزنة.
- إعادة دراسة للأنظمة العاملة التي لا تفي بمتطلبات المستخدم والتنسيب بإعادة تطويرها.
- توزيع العمل على المبرمجين.
- إعداد الخطط والبرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ المشروع.
- إعداد المواصفات الفنية للأنظمة
- توثيق خرائط سير عمل البرامج.
- صيانة الأنظمة المحلية.
- فحص البرامج للتأكد من صحة تخزين البيانات.
- تنفيذ وسائل الرقابة وخصوصاً على المدخلات والمخرجات والعمل على تحسينها.
- الاحتفاظ بنسخة عن البرامج التي يتم التعديل عليها قبل إجراء التعديل.
- تطبيق المعايير المتبعة في تحليل الأنظمة وكتابة البرامج وإجراءات العمل.
- متابعة الأعطال على الأنظمة مع الجهات ذات العلاقة لإصلاحها.
- تدريب المستخدمين على استعمال البرامج والنظم.
- إعداد أدلة الاستخدام للنظم .
- تهيئة مخدمات قواعد البيانات والإشراف عليها.
-عمل نسخ احتياطي دوري لقواعد البيانات.
- تهيئة مخدمات الشبكة الداخلية وشبكة مجلس الوزراء والإنترنت ومتابعتها والإشراف عليها برمجياً.
- إعداد تقارير العمل الفنية.

2/ وحدة الموقع الإلكتروني:
- جمع البيانات.
- تحليل البيانات.
- وضع تصور لشكل الموقع.
- تخطيط الموقع.
- تصميم الموقع.
- حجز المساحة على الإنترنت.
- رفع الموقع على الإنترنت.
- إدارة الموقع(تغذية الموقع بالبيانات والتحديث المستمر).
- المتابعة المستمرة من الاختراق.
ثانيا: قسم الصيانة والشبكات:
1- وحدة الصيانة:

- استلام بلاغات الصيانة بملء الاستمارة الخاصة بالصيانة.
- متابعة عمل أجهزة الحاسب وملحقاتها وتنصيب البرمجيات.
- تشخيص أعطال أجهزة الحاسب وبرمجياتها وإجراء الصيانة لها.
- تطوير وتحديث أجهزة الحاسب وبرمجياتها.
- صيانة ملحقات الحاسوب مثل ( الطابعات، الماسحات الضوئية، .. الخ).
- تنفيذ طلبات الصيانة وإعداد التقارير اللازمة.
- إجراء عمليات الصيانة الوقائية والدورية.
- تقديم الدعم الفني لمستخدمي الحاسب.
- إعداد الدراسة اللازمة لقياس فاعلية الأجهزة وكيفية تحسين أدائها.
- إعداد التقارير الأسبوعية عن صيانة الأجهزة كافة.
2- وحدة الشبكات:
- معاينة الموقع المراد تصميم شبكة المعلومات لها.
- تحديد نوع الربط المناسب (سلكي - لاسلكي)
- دراسة وتقدير الكلفة المالية للمشاريع الخاصة بشبكة المعلومات.
- إعداد التصاميم اللازمة لشبكات نظم المعلومات.
- عرض التصاميم المبدئية على رئاسة الوزارة لأخذ الموافقة عليها.
- إعداد المخططات اللازمة لشبكات نظم المعلومات.
- تركيب شبكة المعلومات
- إجراء الاختبارات اللازمة (معاينة الشبكة قبل الشروع في عملية تشبيك الأجهزة).
- البدء فى عملية تشغيل وتوصيل الأجهزة عبر الشبكة.
- تقييم العروض الفنية والمالية للشبكات المصممة في حالة تقديم عطاءات.
- مراعاة المستجدات في شبكات نظم المعلومات والعمل بها.
- متابعة الأعمال المتعلقة بشبكات المعلومات.
- تطوير شبكة المعلومات العاملة حسب الحاجة.
- إعداد تقارير العمل الفنية ومعالجة أخطاء وأعطال الشبكة .
ثالثا: قسم دعم القرار:
- رفع التقارير بكافة أنواعها (الأسبوعية، الشهرية، الربع سنوية، السنوية والخمسية) لمركز المعلومات.
- وضع خطط المركز الشهرية، السنوية والخمسية وفقا للإستراتيجية الربع قرنية .
- إعداد الأوراق العلمية في مجال المعلوماتية.
- تصميم الاستمارات والاستبيانات.
- معاونة المدير في الإجراءات الإدارية.
- أي مهام توكل للقسم .
رابعاً: قسم البريد الإلكتروني (الداخلي/ الخارجي) والاتصال والسكرتارية:
- إنشاء ايميلات المستخدمين على البريد.
- حذف مستخدمين من البريد.
- استرجاع كلمات السر للمستخدمين في حالة فقدانها.
- مد الموظفين بالإيميلات الداخلية للوزارة والخارجية للوزارات.
- استقبال البريد الوارد لمركز المعلومات ووضعه في ملفات حسب التاريخ
- إرسال البريد الصادر من مركز المعلومات ووضعه في ملفات حسب التاريخ
- تدريب المستخدمين على البريد.
- إعداد تقارير العمل.
خامساً: قسم الأرشيف:
- استلام خطابات أرشفة الملفات من الإدارات.
- استلام الملفات من الإدارات المعنية بعد التأكد من وجودها بالخطاب.
- ترتيب الملفات وتصنيفها ثم أرشفتها.
- تسكين المستندات عن طريق الاسكنر وحفظها في الجهاز.
- حفظها في برامج الأرشفة الإلكترونية (قيد التنفيذ)
- وضعها في صناديق حفظ الملفات على الأرفف مرتبة آلف بائياً.
- كل من يريد ملف من الأرشيف يأتي بخطاب رسمي من الإدارة.
- تقوم وحدة الأرشيف بعمل نسخة من الملف المطلوب للإدارة المعنية.