مدينة الشباب

نبذة تعريفية:

المقر القومي للمعسكرات جهد مشترك بين حكومة السودان و جامعة الدول العربية تأسس عام 1984م و يعتبر مركزا لانطلاق الأنشطة الشبابية و الرياضية و الاجتماعية، يساهم في حل مشكلة إقامة المعسكرات و المؤتمرات و المهرجانات الشبابية و الرياضية و التجمعات، ويقع في مدينة الخرطوم جنوب جامعة إفريقيا العالمية و تبلغ مساحته (151.000) م2 وشكل مبانيه وحدات سكنية جاهزة، وتتكون من أربع وحدات بها جميع وسائل الخدمات وهي عبارة عن غرف جماعية وغرف فردية ومسرح وميادين و قاعات وحدائق، يستوعب 10,000 شخص في المرحلة بتكلفة قدرها (1.700.00)دولار بالعملة الحرة، و التكلفة المحلية أكثر من 15 مليون جنيه بالإضافة إلي قيمة الأرض و المعدات و الآليات، ويعتبر المقر من المؤسسات الهامة بالسودان وعلي امتداد عالمنا العربي و الإسلامي لما يقدمه في شتي مجالات الحياة الاجتماعية و الثقافية و الرياضية ، يوفر المقر المناخ الملائم للعمل الاجتماعي و التربوي للمقيمين وما حوله من السكان.

 أهداف المقر:

يهدف المقر لتقديم خدمات متميزة للشباب بمختلف ألوان الطيف إبان معسكراتهم و تجمعاتهم بالمقر، و يقدم خدمات إيوائية للشباب الزائر للبلاد ( المعسكرات العربية – المعسكرات الدولية –اللقاءات الدولية و الاقليمة _ المهرجانات العربية و الدولية) ويقوم بتهيئة المناخ المناسب من حيث الإقامة و الإعاشة و الحوار و النقاش و يقدم خدمات متكاملة من حيث الأنشطة الاجتماعية و الثقافية و الرياضية و تهيئة المناخ للأنشطة الشبابية و التربوية و التوعية و تشجيع الهويات و الدورات التدريبية للقيادات المعنية وسط قطاع الشباب و الرياضيين و القطاعات الاجتماعية و تشجيع الأنشطة الشبابية من خلال العطلات الصيفية و الشتوية و ذلك من خلال البرامج العملية.كما يقدم خدمات على المستوى لكل الرياضيين من إسكان وتدريبات للشباب في جميع مهرجاناتهم, بالإضافة للخدمات التى تقدم في الإطار الاجتماعي والسياسي والثقافي على المستوى القومي.

المقر واحة رحبة لمختلف قطاعات الشباب بمختلف أنواعها من الأنشطة، وبه هيكل إداري ومهني متخصص لتسيير العمل بصورة حضارية و يخفف المقر العبْ علي الدولة بتقليل تكلفة الإقامة مقارنة بالفنادق وما شابه ذلك فالمقر مكان مهيأ لتدريب القياداتالمهنية.

اختصاصات المستشار القانوني:

-تقديم المشورة القانونية لمجلس الإدارة والمدير العام والإدارات المتخصصة بالمقر .

-يعد ويراجع ويصيغ ويعتمد ويوثق كافة العقود الخاصة بالمقر ويتابع نفذها .

-يعد الصياغة القانونية للوائح المنظمة للعمل الادارى والفني .

-تمثيل المقر أمام المحاكم والسلطات القضائية .

-ينظم الوثائق القانونية الخاصة بالمقر والقوانين المختلفة ذات الأثر على أنشطته .

اختصاصات التدقيق الداخلي:

-مراجعة جميع مصادر الإيرادات وعناصر المصروفات الخاصة بالمقر .

-مراجعة جميع المخازن والاشتراك في لجان تثمين الممتلكات أو إعادة تقييمها .

-مراجعة جميع ممتلكات المقر الثابتة والمتحركة .

-مراجعة جميع اوجة الصرف المختلفة ويشمل ذلك كشوف الرواتب والمشتريات ومختلف الدفعيات حسب الأسس والنظم المعتمدة .

-إعداد التقارير والمذكرات حول ضوابط إجراءات العمل المحاسبي والمالي .

-التنبيه لجوانب القصور ورفع المذكرات حول ذلك للمدير .

-إعداد التقارير الدورية والعارضة على نشاط المراجعة .

اختصاصات قسم العلاقات العامة والإعلام:

تقوم الوحدة على وجه العموم بتنفيذ خطط وبرامج المقر في مجال العلاقات العامة والإعلام وتقوم باختصاصات التفصيلية التالية:

-وضع خطط وبرامج العلاقات العامة والإعلام والخطط العامة وسياسات المقر .

-عكس أنشطة المقر للجمهور والراى العام .

-رصد ما ينشر أو يبث في وسائل الإعلام عن المقر .

-الإشراف على إعداد عام الاحتفالات والمناسبات على المستوى القومي والإقليمي الخاصة بالمقر .

-تصميم وإدارة برامج تهدف لتقوية علاقة المقر بالمتعاملين معه وبالهيئات والجهات ذات العلاقة بعملة .

-توثق أنشطة المقر عن طريق التصوير الفوتوغرافي والفيديو .

-اصدرات النشرات والمطبوعات الإعلامية .

التخطيط:

يعتبر التخطيط من أهم الإدارات وهو بمثابة العقل المحرك والمايسترو لكافة الأنشطة والبرامج المعدة لدولاب العمل للمؤسسة المعنية .

والتخطيط ينبثق من روح الإستراتيجية الخاصة بالعمل ويهتم بعمليات التدريب والتأهيل وتوظيف الموارد المالية والبشرية التوظيف الأمثل ويهتم بعوامل الجودة والامتياز اختصارا للوقت والجهد وذلك من اجل التطور والرقى وينقسم إلى الاختصاصات التالية:

اختصاصات الإدارة الهندسية :

– تشرف على جوانب العمل الفنية من منشات جديدة وتقوم بكافة الإجراءات المتعلقة بالتصميم والمواصفات وتعاقدات التنفيذ .

– تعد وتنفذ برامج وخطط الصيانة العامة والتجديدات لمنشات ومعدات المقر القائمة.

– تعد موازنات العمل واحتياجاته من المعدات والموارد اللازمة لأعمال الصيانة المستمرة حسب – طبيعة عمل المقر لتضمينها في الموازنة العامة للمقر.

اختصاصات إدارة الإسكان والإشراف:

– تعد ضوابط ولوائح الإجراءات الخاصة بلا سكان بالمقر.

– تعد ضوابط ولوائح الإجراءات الخاصة باستخدامات الملاعب والمرافق الأخرى للمقر وتتابع التنفيذ .

– تخطيط وادارة تقديم الخدمات الغذائية .

– تنفيذ عمليات الإسكان والإيواء بالمقر حسب الضوابط والنظم المعتمدة.

– تعد الخطط والبرامج التي تهدف لتطوير نشاط الإسكان .

– تتلقى الملاحظات عن مستوى وأسلوب الخدمة وتعمل على تطويرها .

– تنسق مع إدارة الاستثمار بالمقر فيقدما تكلفة الخدمات مكونات القسم وحدة الإسكان _وحدة الأغذية_ وحدة المرافق العامة.

اختصاصات إدارة الاستثمار والترويج :

– القيام بكافة دراسات الجدوى بالنسبة للمرافق المنشات الجديدة بالمقر والدراسات المتعلقة بالتطوير والتوسيع في الخدمات القائمة.

– تعد رسوم وتكلفة الخدمات بالتنسيق والتعاون مع قسم الإسكان والمرافق والأقسام الأخرى بالمقر.

– تعد تعاقدات تقديم الخدمات.

– تعد وتنفذ برامج الترويج بالتنسيق مع قسم العلاقات العامة والإعلام بالمقر.

اختصاصات إدارة الموارد المالية والبشرية :

تختص هذه الإدارة بتخطيط وتنفيذ الشئون الإدارية  والمالية للمقر وتقوم بذلك عن طريق أقسامها المتخصصة على النحو التالي:

اختصاصات قسم الشئون المالية والمحاسبية:

إعداد مقترحات الميزانية التقديرية على ضوء الاحتياجات الحقيقية وبالتنسيق والتشاور مع كافة الإدارات بالمقر.

تنفيذ الميزانية المجازة مع متابعة ومراقبة إعداد التسويات العامة للحسابات وحساب التكاليف والحسابات الختامية والميزانية العمومية التي توضح المركز المالي الحقيقي للمقر .ويشمل ذلك تحليل الأداء الحسابي وتوضيح موقف السيولة النقدية اللازمة لعمليات التشغيل.

إحكام الرقابة على الصرف وترشيده ووضع النظم والأسس والضوابط التي تمكن من ذلك وفق القوانين واللوائح المالية السارية مع العمل على ترشيد الإنفاق والاستخدام الأمثل للموارد المالية المتاحة والتقييد بقواعد الصرف في  حدود البنود المخصصة والميزانية المجازة .

الاشتراك في أعمال اللجان المالية التي يشكلها المدير للقيام بالتفاوض نيابة عن المقر في كافة المسائل التي تتعلق بالشئون المالية.

المشاركة في الإعمال المتعلقة بالمشتريات والتخزين مع متابعة كافة الجوانب المالية الخاصة بالإيرادات ومتابعة العلاقات المالية بين المقر والوحدات الأخرى بما في ذلك البنوك وبنك السودان.

تقديم المشورة للإدارة العليا في المسائل المالية

دراسة تقارير ومناقصات المراجعة الداخلية والخارجية ومتابعة تنفيذ التوصيات بشأنها ووضع الضوابط والنظم التي تمكن من فعالية الرقبة المالية والمحاسبية .

ج. اختصاصات قسم الشئون الإدارية :

– حفظ الملفات واستلام وتصدير المكاتبات.

– الإشراف المباشر على أعمال السكرتارية والأعمال الكتابية .

– تنفيذ خطط وبرامج لمنشات المقر .

– قسم وسائل الاتصال ويشمل ذلك:

– الإشراف على العمال وعمال الصحة وتوزيعهم ومتابعة أدائهم.

– الإشراف على العربات من حيث التخصيص وتوزيع السائقين .

– متابعة إحصاءات الحضور والانصراف.

د. اختصاصات قسم الحوسبة وتقنية المعلومات:

هذه الإدارة من الإدارات الحديثة التي تلاقى قبولا شديد لأهميتها في العمل لدقة والسرعة والسهولة في الحصول على المعلومات وتقليلها للجهد والوقت وترقية الأداء.

اختصاصات قسم المخازن والمشتريات:

-وضع السياسات وإتباع الأساليب الحديثة لإدارة المحزونات.

-القيام بأعمال التخزين وفق الأسس المعتمدة.

-التسجيل في الدفاتر المعدة لذلك.

-الصرف وفقا لاذونات الصرف ومراقبة الإجراءات المتعلقة بضبط الصرف .

-مراقبة حركة المخزون من الأصناف المختلفة.

-تقديم كشوفات بحساب المنصرف.

-التخلص من الخردة والفائض وفقا للسياسات المقررة.

-العمل على وضع الخطط والبرامج والإجراءات التي من شأنها ترقية الأداء الشرائي بالمقر مع -إعداد النظم الدفترية والسجلات الخاصة التي تحكم كافة عمليات الشراء.

-إعداد خطة الشراء السنوية بالتضامن والتنسيق مع الإدارات المختلفة مع الإشراف على تنفيذها وإحكام الرقابة عليها

-إعداد مقترحات ميزانيات المشتريات الداخلية والخارجية بما في ذلك ميزانية النقد الاجنبى اللازمة لمقابلة كافة المشتريات مع الأسواق الداخلية والخارجية بالتنسيق مع الإدارات المختلفة.

-المشاركة في أعمال لجان المشتريات التي من شأنها إعداد الخطة الشرائية بهدف مقابلة الأولويات وإجراء التصحيح اللازم لبرامج الشراء مع دراسة الأسواق وتقلبات الأسعار ومدى توافر المواد والأصناف وخلافة.

-تنفيذ العمليات الشرائية في إطار الحدود والضوابط التي تحددها لائحة المشتريات ويدخل في نطاق ذلك الإعلان على العطاءات والمناقصات وفرزها والتوصية بشأنها وإصدار أوامر الشراء والبيع وإعداد طلبات فتح خطاب الاعتماد ومتابعة تنفيذ طلبات الشراء حتى الاستلام.

-العمل على تنمية مصادر شراء إضافية وإيجاد مصادر بديلة بالنسبة للمواد,المعدات,وقطع الغيار والأدوات وخلافة مع تدعيم الصلات مع الموردين.

الوحدة الصحية:

يكثر النزلاء بالمقر مما يستوجب وجود وحدة صحية بمثابة إسعاف أولى وذلك لتامين الجانب العلاجي والصحي.